Informativa privacy

1Chi tratta i dati

Non è stato nominato un responsabile della protezione dei dati, non essendo ricorrente uno dei casi in cui il Regolamento lo richiede.

2Una distinzione che conta

HoReCa Suite è usata dai rivenditori per lavorare con i propri clienti. Nei confronti dei dati che ogni rivenditore carica sulla piattaforma — le anagrafiche dei suoi clienti, i preventivi, i contatti — il rivenditore è il titolare del trattamento e noi siamo responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento: quei dati li custodiamo e li facciamo funzionare, non li usiamo per finalità nostre.

Nei confronti dei dati descritti ai punti 3 e 4 — chi visita il sito, chi ci scrive, chi ha un accesso alla piattaforma — il titolare siamo noi.

Se siete clienti di un rivenditore e volete sapere come lui tratta i vostri dati, l'informativa da chiedere è la sua: la trovate nel documento che vi ha mandato.

3Chi visita il sito e chi ci scrive

Visita al sito

I server che ospitano il sito registrano, per necessità tecnica e di sicurezza, l'indirizzo IP, la data e l'ora della richiesta, la pagina chiesta e il tipo di browser. Sono dati di funzionamento: non li usiamo per costruire profili e non li incrociamo con altro.

Sul sito non ci sono cookie pubblicitari né strumenti di profilazione. I caratteri tipografici delle pagine vengono caricati dal servizio Google Fonts: per servirli, Google riceve l'indirizzo IP di chi visita.

Se ci scrivete o ci telefonate

Trattiamo il nome, il recapito e quello che ci raccontate, per il tempo necessario a rispondere e a seguire il rapporto che eventualmente nasce. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a dare risposta a chi ci cerca, e l'esecuzione delle intese precontrattuali quando la richiesta riguarda una dimostrazione o un preventivo.

4Chi usa la piattaforma

Per chi ha un accesso — il rivenditore, i suoi collaboratori, i produttori nell'area riservata — trattiamo:

• dati dell'accesso: nome, indirizzo e-mail, ruolo, azienda di appartenenza e password custodita in forma cifrata, che non è leggibile nemmeno da noi;
• dati di funzionamento: quando si entra, cosa si è aperto e le operazioni compiute, per far funzionare il servizio, tenere separati gli spazi delle aziende e ricostruire eventuali malfunzionamenti;
• dati di consumo: il numero di richieste fatte agli assistenti automatici e il loro costo, che serve a fatturare e a tenere i conti del servizio;
• contenuti caricati: logo, intestazione aziendale, condizioni di vendita e quanto altro serve a comporre i documenti.

La base giuridica è l'esecuzione del contratto con l'azienda che ha attivato il servizio e, per i registri di sicurezza, il nostro legittimo interesse a tenere la piattaforma integra.

Gli spazi delle aziende sono separati: chi lavora in un'azienda vede i dati della propria e non quelli delle altre.

5Gli assistenti automatici

Dentro la piattaforma lavorano assistenti automatici che preparano bozze di preventivo, testi e materiali di marketing, e rispondono alle telefonate fuori orario. Per farlo, il testo della richiesta — che può contenere il nome del cliente e cosa sta cercando — viene inviato al fornitore del modello linguistico indicato al punto 6.

Quello che ne esce è sempre una proposta: nessun documento parte, e nessun prezzo viene comunicato al cliente, senza che una persona lo abbia letto e approvato. Non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici sulle persone ai sensi dell'articolo 22 del Regolamento.

Chi risponde al telefono si presenta subito come voce automatica e non fa prezzi: raccoglie la richiesta e la gira all'azienda.

6A chi comunichiamo i dati

Non vendiamo dati e non li cediamo a terzi per finalità loro. Ci appoggiamo però a fornitori tecnici, nominati responsabili del trattamento, ognuno per la parte che gli compete:

I dati possono essere comunicati anche a chi ci assiste in contabilità e sul piano legale, e all'autorità quando la legge lo impone.

7Dove stanno i dati

Il database della piattaforma è ospitato in Europa. Alcune elaborazioni sul server e alcuni dei fornitori elencati sopra operano negli Stati Uniti: in quei casi il trasferimento avviene sulla base delle decisioni di adeguatezza della Commissione europea o delle clausole contrattuali tipo previste dall'articolo 46 del Regolamento.

8Per quanto tempo

• Registri tecnici del sito: il tempo necessario alla sicurezza, poi cancellati.
• Richieste di contatto: il tempo di rispondere e di seguire il rapporto, poi due anni.
• Dati dell'accesso e contenuti dell'azienda: per tutta la durata del contratto. Alla chiusura l'azienda può portare via una copia dei propri dati; dopodiché si cancellano, salvo quanto va conservato per obbligo di legge.
• Documenti firmati e fatture: dieci anni, come impone la normativa fiscale e civile.

9I vostri diritti

Potete chiederci in ogni momento di accedere ai vostri dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile per portarli altrove, e potete opporvi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse.

Basta scrivere a danilo@horecasuite.it: rispondiamo entro un mese. Se la richiesta riguarda dati caricati da un rivenditore, la giriamo a lui, che ne è il titolare, e vi diciamo a chi vi stiamo indirizzando.

Se ritenete che il trattamento non sia conforme, potete rivolgervi al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

10Memoria del browser

La piattaforma conserva nel browser alcune informazioni tecniche: la sessione di accesso, l'azienda selezionata e le preferenze di visualizzazione. Servono a farla funzionare e a non chiedere la password a ogni pagina; non tracciano la navigazione su altri siti e non alimentano pubblicità. Si possono cancellare in ogni momento dalle impostazioni del browser, con la conseguenza che al rientro verrà chiesto di accedere di nuovo.

11Aggiornamenti

Se questa informativa cambia, la data in alto cambia con lei. Quando la modifica riguarda punti sostanziali, avvisiamo le aziende che usano la piattaforma con un messaggio, senza aspettare che se ne accorgano da sole.