Gestionale prenotazioni con assistente virtualeLa tua attività,
sempre un passo avanti.

Decidete voi. Di norma risponde quando siete occupati, fuori orario o nei giorni di chiusura. E se una chiamata la volete voi, la prendete con un tocco.

La deviazione può essere condizionata: la chiamata passa all'assistente solo se non rispondete entro qualche squillo o se la linea è occupata. Oppure sempre, nei giorni in cui il negozio è chiuso. La scegliete voi dal telefono.

Mentre l'assistente parla, sul vostro schermo vedete la conversazione in diretta. Se volete intervenire, con un tocco la chiamata passa al vostro cellulare e continuate voi.

Chi chiede espressamente di parlare con una persona la ottiene subito: l'assistente prende nome e numero e vi lascia il messaggio, con l'orario in cui ha promesso il richiamo.

No. Un orario è libero solo se lo dice l'agenda: l'assistente propone due o tre orari presi da lì e ricontrolla il posto un attimo prima di confermare.

L'assistente non ricorda e non promette: chiede all'agenda. Ogni volta guarda gli orari davvero liberi per quel servizio, con la durata giusta e con la persona giusta, e ne propone due o tre. Se il giorno è pieno, propone i giorni vicini.

Quando il cliente sceglie, il posto viene riletto un attimo prima di scriverlo: se nel frattempo qualcuno l'ha preso, dal negozio o dal link, l'assistente lo dice e propone le alternative. Due prenotazioni sullo stesso posto non possono succedere.

Vale anche per le regole vostre: i giorni di riposo di ogni collaboratore, i servizi che fa solo una persona, i cuscinetti fra un appuntamento e l'altro, l'anticipo minimo con cui si può prenotare.

Sì. Al telefono e in chat l'assistente lo riconosce dal numero e trova il suo appuntamento; nella conferma c'è anche un link per disdire da solo. Voi venite avvisati in ogni caso.

Chi richiama per spostare non deve spiegare niente: l'assistente lo riconosce dal numero, sa qual è il suo prossimo appuntamento e chiede solo il nuovo giorno. Lo sposta negli orari liberi veri, o lo cancella, e manda la conferma aggiornata.

Nel messaggio di conferma c'è un link per disdire: il cliente lo tocca e l'appuntamento si libera da solo, senza telefonare.

Voi ricevete l'avviso per ogni spostamento e ogni disdetta, con la campanella nel gestionale e la notifica sul telefonino anche a gestionale chiuso. Il posto liberato torna subito disponibile per gli altri.

Sì. Ogni attività ha la sua pagina di prenotazione, da mettere su Google, Instagram, nel profilo WhatsApp o nel sito: servizio, giorno, orario libero, nome e telefono. Finisce nella stessa agenda.

Insieme all'assistente avete un link di prenotazione tutto vostro. Il cliente sceglie il servizio, il giorno, uno degli orari liberi, lascia nome e telefono, e l'appuntamento è preso: con le stesse regole e la stessa agenda delle telefonate.

Il link si mette dove i clienti vi cercano: nella scheda Google, nel profilo Instagram, nel messaggio di benvenuto di WhatsApp, nel vostro sito. Sulla stessa pagina c'è anche la chat con l'assistente, per chi preferisce scrivere.

La conferma arriva al cliente come per le prenotazioni al telefono, e voi ricevete l'avviso di ogni appuntamento nuovo.

Sì, con lo stesso modo di fare e la stessa agenda del telefono: un messaggio alla volta, una domanda alla volta. Su WhatsApp serve collegare il vostro numero WhatsApp Business.

La chat sta nella vostra pagina di prenotazione e si può mettere nel sito: chi scrive trova la stessa assistente del telefono, che chiede il servizio, propone gli orari liberi e prenota. Chiede presto nome e numero, così chi chiude la pagina non va perso.

Su WhatsApp risponde sui messaggi che arrivano al vostro numero WhatsApp Business, una volta collegato dal pannello: è una pratica presso WhatsApp che richiede qualche settimana. Finché non è collegato, le conferme ai clienti partono via SMS ed email, e il telefono funziona lo stesso.

In chat e su WhatsApp i messaggi sono corti, una domanda per volta, e la presentazione come assistente virtuale è la stessa del telefono.

Sì, con Agenda Smart: il gestionale delle prenotazioni con l'assistente virtuale che risponde al telefono. È un prodotto a sé, per qualunque attività che lavora su appuntamento, e si compra da solo.

Vale per centri estetici, parrucchieri, studi medici e dentistici, fisioterapisti, veterinari, officine, ristoranti e pizzerie, e per i liberi professionisti: studi tecnici, agenzie immobiliari, avvocati, commercialisti. Il mestiere lo raccontate voi con parole vostre, e per ognuno c'è un esempio pronto da cui partire.

Per uno studio tecnico (ingegneri, architetti, geometri) l'assistente fissa il primo incontro, il sopralluogo chiedendo l'indirizzo dell'immobile e se quel giorno è accessibile, la consegna o la firma dei documenti, la videochiamata. Pareri tecnici, prezzi e tempi dei lavori li segna come domanda per voi.

Per un avvocato fissa il primo colloquio e gli appuntamenti di seguito. Chiede solo la materia, civile, penale, famiglia, lavoro, e mai i dettagli della vicenda: la riservatezza comincia dal telefono. Per un commercialista fissa la consulenza, la consegna dei documenti, la videochiamata, e segna l'argomento in due parole.

Sì. Chiede quante persone, pranzo o cena, e segna il tavolo giusto nella sala come l'avete disegnata voi. Le tavolate le sistema unendo i tavoli.

Per ristoranti e pizzerie l'agenda cambia forma: non un servizio con una persona, ma un tavolo per un numero di persone in un turno. Disegnate la sala nel pannello, tavoli, posti, zone, e quali tavoli si possono unire.

L'assistente chiede quante persone, il giorno, pranzo o cena, fa le domande vostre (seggiolone, allergie) e sceglie il tavolo più piccolo che basta, o la più piccola unione di tavoli. Tiene libero il tavolo che fra poco serve a un gruppo, e non promette mai un tavolo preciso: quello lo decidete in sala.

I turni hanno la loro durata e l'ultimo ingresso, decisi da voi: lo stesso tavolo serve due volte a sera. Oltre il numero massimo di persone prende il messaggio e vi fa richiamare.

Sì. Fissa la visita chiedendo il riferimento dell'annuncio e se è in vendita o in affitto, la valutazione della casa del cliente, l'appuntamento in agenzia. Prezzi e trattativa restano all'agente.

Un cliente vede un annuncio e chiama la sera: l'assistente chiede quale immobile, via o riferimento dell'annuncio, se è in vendita o in affitto, e fissa la visita con l'agente negli orari liberi veri. Chi vuole vendere prenota la valutazione della sua casa; chi cerca, l'appuntamento in agenzia.

Alla domanda «è ancora disponibile?» prende il messaggio e fa richiamare dall'agente, dicendo quando: «entro un'ora» se siete aperti, «domani alle nove» se siete chiusi. Di prezzi e trattative parla l'agente, di persona.

I prezzi dei servizi li dice solo se lo volete voi. Consigli, diagnosi e pareri li prende come domanda e li affida a voi, con nome e numero per richiamare.

Accanto a ogni servizio potete scrivere il prezzo e decidere se l'assistente può dirlo: una parrucchiera vuole che il prezzo del taglio si sappia, uno studio preferisce parlarne di persona. La scelta è vostra, servizio per servizio.

Sul merito del servizio l'assistente non si pronuncia: cosa è meglio, cosa conviene, una diagnosi, un parere tecnico, legale o fiscale. Risponde che «questo glielo dice chi la riceve, di persona», prende nota della domanda e la mette nel resoconto, così sapete cosa vi chiederanno.

Le vostre regole valgono come le sue: «le cerette solo il martedì e il giovedì», «mai promettere sconti», «il trucco sposa lo fissa Carmela di persona». Le scrivete in italiano nel pannello e le segue dal minuto dopo.

Sul canale giusto, da sola: WhatsApp se l'avete collegato, altrimenti un SMS a nome della vostra attività, altrimenti email. Il promemoria prima dell'appuntamento lo accendete voi.

Appena l'appuntamento è preso, il cliente riceve la conferma con giorno, ora, servizio e con chi. Il canale lo sceglie il sistema in ordine: WhatsApp se avete collegato il vostro numero WhatsApp Business, altrimenti un SMS, altrimenti l'email.

L'SMS arriva a nome della vostra attività, non da un numero anonimo: il cliente vede «Estetica Luna» e sa chi gli scrive. Dentro c'è il link per disdire da solo.

Il promemoria prima dell'appuntamento è una scelta vostra: si accende dal pannello, scegliendo quante ore prima. Ogni messaggio mandato resta registrato nel gestionale, anche quello che non è partito, con il perché.

Ogni chiamata lascia un resoconto: chi ha chiamato, cosa voleva, cosa è stato fatto. E per ogni cosa che succede arriva una notifica, anche a gestionale chiuso.

Nel gestionale trovate il resoconto di ogni conversazione, al telefono, in chat e su WhatsApp: chi ha chiamato, cosa voleva, cosa è stato preso, spostato o disdetto, e i messaggi lasciati per voi. Quelli urgenti vi arrivano subito.

Per ogni evento c'è la campanella nel gestionale e la notifica sul telefonino anche a gestionale chiuso: appuntamento nuovo, spostamento, disdetta, messaggio lasciato, chiamata in corso. Toccate la notifica e vi si apre l'appuntamento.

E mentre la chiamata è in corso la vedete scritta in diretta sullo schermo: se volete intervenire, con un tocco passa al vostro cellulare.

Poco: la impostiamo insieme sui vostri servizi e sui vostri orari, si parte dall'esempio pronto del vostro mestiere, e la deviazione si fa dal telefono con un codice già compilato.

Nel pannello scrivete orari, chiusure, chi lavora e i servizi con la durata. Non si parte da zero: per ogni mestiere c'è un esempio pronto, dal centro estetico allo studio di architettura, che si carica e si sistema con parole vostre.

Poi si prova la voce dal computer, senza telefono, per sentire come risponde e correggere le indicazioni. Quando vi convince, si accende il telefono: la deviazione si imposta con un codice che trovate già compilato col vostro numero, e una spia vi dice quando la prima chiamata è arrivata.

Chi la mette in piedi risponde anche dopo: la configuriamo insieme a voi e restiamo a disposizione quando serve una mano.

Sì. Orari, chiusure, servizi, persone, le domande da fare e le cose da dire al cliente: le scrivete voi, in italiano, in un pannello semplice, e l'assistente le segue dal minuto dopo.

Le vostre regole valgono come le sue: «le cerette solo il martedì e il giovedì», «mai promettere sconti», «il trucco sposa lo fissa Carmela di persona». Le scrivete in italiano nel pannello e le segue dal minuto dopo.

Accanto a ogni servizio potete scrivere il prezzo e decidere se l'assistente può dirlo: una parrucchiera vuole che il prezzo del taglio si sappia, uno studio preferisce parlarne di persona. La scelta è vostra, servizio per servizio.

Voi e le persone che autorizzate. Se chi gestisce la piattaforma entra per darvi assistenza, l'accesso resta scritto in un registro che vedete dal vostro pannello.

L'agenda, la rubrica dei clienti e i resoconti sono della vostra attività: li vedete voi e i collaboratori a cui date l'accesso. Ogni attività è separata dalle altre.

Se chi gestisce la piattaforma entra nel vostro gestionale per darvi una mano, l'accesso resta scritto in un registro che trovate nel vostro pannello: data, ora, chi. Niente accessi silenziosi.

Le telefonate non vengono registrate in audio: resta il resoconto scritto. E l'assistente tiene per buoni numeri ed email solo dopo che il cliente li ha confermati.

Sì, e lo dice lei nella prima frase, in ogni telefonata e in ogni chat. È quello che chiede la legge, ed è anche un pregio: chi sa con chi parla si fida di più.

«Estetica Luna, buongiorno! Sono Giulia, l'assistente virtuale. Come posso aiutarla?» La presentazione è sempre questa, e non si toglie: la legge europea sull'intelligenza artificiale chiede che chi parla con una macchina lo sappia.

Nella pratica è un vantaggio. Chi chiama non si sente preso in giro, sa che può chiedere una persona in qualsiasi momento, e apprezza che qualcuno risponda alle otto di sera invece della segreteria.

Il nome lo scegliete voi: di serie si chiama Giulia, ma può chiamarsi come volete. Anche la voce si sceglie dal pannello, e si prova dal computer prima di accendere il telefono.

Dipende dall'attività: quante chiamate, quante persone, se servono i tavoli, WhatsApp, il promemoria. Si fa una proposta su misura, di persona.

Ogni attività ha i suoi orari, i suoi servizi e le sue chiamate: un centro estetico con tre operatrici e uno studio con un professionista non lavorano allo stesso modo, e non ha senso un listino uguale per tutti.

Per questo non c'è un prezzo in pagina: ci raccontate la vostra attività dal modulo in fondo alla pagina di Agenda Smart, vi richiamiamo entro il prossimo giorno lavorativo e vi facciamo una proposta su misura.

Nel frattempo potete provarla: nella pagina c'è la chat di un'attività di prova, con un'agenda vera. Chiedete un appuntamento come fareste davvero.