Per uno studio tecnico (ingegneri, architetti, geometri) l'assistente fissa il primo incontro, il sopralluogo chiedendo l'indirizzo dell'immobile e se quel giorno è accessibile, la consegna o la firma dei documenti, la videochiamata. Pareri tecnici, prezzi e tempi dei lavori li segna come domanda per voi.
Per un avvocato fissa il primo colloquio e gli appuntamenti di seguito. Chiede solo la materia, civile, penale, famiglia, lavoro, e mai i dettagli della vicenda: la riservatezza comincia dal telefono. Per un commercialista fissa la consulenza, la consegna dei documenti, la videochiamata, e segna l'argomento in due parole.
Per uno studio medico fissa visite, prime visite, controlli, esami e prelievi, chiede con quale medico e se c'è la prescrizione; se chi chiama descrive un'urgenza, dice subito di chiamare il 118. Per ognuno di questi mestieri c'è un esempio pronto nel gestionale, da cui partire e sistemare con parole vostre.