HoReCa Suite nasce da più di vent'anni di lavoro sulla preventivazione e sul calcolo dei costi e dei margini reali. Non è un programma di fatturazione a cui è stato aggiunto un preventivo: è nato da quella domanda lì, che è la domanda che decide se una vendita è stata buona o solo grossa.
Il modo diffuso di fare i conti è a percentuale: si prende il totale e ci si aggiunge una quota per il trasporto, una per il montaggio, e un ricarico uguale per tutto. È veloce, e per questo si usa. Ma è una media, e una media su articoli molto diversi descrive un preventivo che non esiste.
Una cella frigorifera che va montata sul posto e un frullatore che parte in una scatola non hanno lo stesso costo di trasporto, né lo stesso lavoro di installazione. Se ci mettete sopra la stessa percentuale, su uno ci rimettete e sull'altro uscite fuori prezzo — e il conto vero non lo vedete né prima né dopo.
Lo stesso vale per gli sconti, che in questo mestiere non sono mai uno solo. Il listino del fornitore si scala in cascata — e la piattaforma tiene tre livelli, perché 50+10+5 non fa 65 — e altrettanti se ne possono applicare al cliente. Sono due catene distinte: quella che riguarda il vostro acquisto e quella che riguarda la vostra vendita, tenute separate perché sono due cose diverse.
Qui invece ogni riga porta le sue spese vive: trasporto, spedizione, installazione, imballaggio, garanzia e materiale, ognuna in euro se la conoscete o in percentuale se preferite stimarla. Sono voci separate, non un forfait: quello che quell'articolo costa davvero a voi è scritto accanto a quell'articolo.
Sopra ci va il margine, deciso riga per riga. Sull'articolo che porta il cliente si può marginare meno, su quello che completa la fornitura si può marginare di più: è una scelta commerciale, e diventa una scelta solo se si può fare articolo per articolo.
E c'è la voce che di solito manca: la provvigione dell'agente, anche quella per riga. Conta, perché il margine prima della provvigione è un numero che non incassate. Qui il controllo lavora su quello giusto: se dopo aver tolto la provvigione una riga scende sotto il margine minimo che avete fissato, ve lo dice mentre state facendo il preventivo — non a fine mese sul bilancio, quando la fornitura è già partita.
Il risultato è che il totale in fondo al foglio non è una speranza: è la somma di conti veri, uno per articolo.
